Elementos de archivística en la investigación escolar

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La información proveniente de fuentes digitales y los documentos que resultan de su procesamiento por parte del alumno tienen una característica en común: la diversidad de nombres que va adoptando los ficheros portadores de la misma información.
Por ejemplo: Si un chico descarga un fichero llamado “energía_renovable.pdf” y luego elabora un resumen a partir de aquél, es probable que le ponga cualquier otro nombre, como “renovable_internet_14-08-2009.doc”.

¿Es esta la manera más adecuada de gestionar la información digital?

Por lo que he visto y experimentado, creo que no. La archivística nos dice que un elemento fundamental de toda investigación es la capacidad de crear información versátil, facilmente reorganizable. Esto significa que las unidades de información que poseemos durante la investigación escolar deben poder reorganizarse de acuerdo con las necesidades del investigador.
Una manera muy sencilla de lograrlo es editando sus propiedades y utilizando el explorador como motor de la organización de la información.

¿Cómo lograrlo?  Muy fácil. Imagínese que en clase trabaja con sus alumnos el mapa conceptual de la investigación que emprenderán.Por ejemplo, “clasificación de las fuentes de energía”.

mapa copy

Una vez hecho esto, se pide a los alumnos que creen raíces conteniendo la información que portará el nombre del fichero. Por ejemplo, si la energía se divide en renovable y no renovable, entonces las raíces serán RE y NR.
Se puede crear una raíz secundaria. Por ejemplo, las energías renovables se dividen en biogás, eólica y solar, por lo que las raíces podrían ser BIO, EOL, SOL, respectivamente.
También se puede diferenciar las fichas resumen que se están elaborando y una buena opción puede ser la numeración de la ficha FICH01, FICH02, etc. El nombre de la ficha podría ser entonces RE_BIO_FICH04.ppt que singificaría “energía renovable, biogás, ficha número 4 en formato PPT“.
Por último, es posible manipular los atributos o propiedades del fichero creado para presentar dicha información en el explorador, de modo que puedan organizarse las unidades digitales por NOMBRE, TIPO (pdf, doc, xls), CATEGORÍA (información fundamental o derivada), TÍTULO (Nombre del artículo o referencia) y ORIGEN (biblioteca, Internet, etc.). Para ello, se modifican las propiedades del fichero así:

propiedades_fichas

Como resultado, se tiene un conjunto de ficheros que pueden organizarse por tipo de energía, por autor, por fuente, por tipo de fichero, y muchos criterios más.

Un ejemplo de los ficheros organizados pueden verse en las siguientes imágenes. Como observarán son las mismas unidades de información, pero agrupadas de manera distinta. Para ello, primero se programa el explorador para que se muestren grupos.

agrupar

Agrupación de ficheros por nombre (renovable, no renovable; además se muestra el tipo):

nombre

Agrupación por autor

autor

Agrupación por categoría (fundamental o básica y derivada)

categoria

Por tipo de fichero (pdf, word, wav, etc.)

tipo

por su origen (Bibliotecas, Internet, etc.)

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